É Lei. A partir de hoje (19.07), os históricos escolares da rede de ensino estadual de Mato Grosso devem ser digitalizados. A iniciativa consta da Lei 11.835/2022,, de autoria do deputado Max Russi, sancionada pelo governador Mauro Mendes (União).
A norma considerou a necessidade de digitalizar, até o dia 1º de janeiro de 2025, todos os históricos escolares dos alunos da rede estadual de ensino, de todas as escolas sob a sua responsabilidade, no âmbito do Estado de Mato Grosso. "Entende-se por digitalização a conversão da imagem do documento em código digital".
Consta da lei que devem ser incluídos na digitalização inclusive os históricos escolares das escolas extintas ou transferidas para os municípios. “Incluem-se, entre os documentos, aqueles que já estejam ou que venham a estar sob a guarda das escolas públicas estaduais”.
Os documentos, atualmente arquivados nas gerências regionais de educação, deverão ser disponibilizados aos solicitantes em formato PDF ou assemelhado e caberá à Secretaria de Estado de Educação criar regulamento próprio que orientará as etapas e atribuições acerca da digitalização e demais procedimentos.
A lei prevê ainda que o documento digitalizado será produzido a partir do processo de digitalização disciplinado em regulamento, sob responsabilidade da Secretaria de Estado de Educação, e terá o mesmo valor legal, para todos os fins de direito, do documento não digital que lhe deu origem.
Contudo, o valor probatório do documento digitalizado não se aplica ao documento cujo porte ou apresentação sejam exigidos por lei específica.
Mesmo com a digitalização, a Administração Pública deverá preservar os documentos não digitais avaliados e destinados à guarda permanente, ainda que também armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente.
“Os documentos, mesmo em tramitação, poderão ser digitalizados para inserção em sistemas informatizados de produção e tramitação de documentos digitais” e “os documentos digitalizados deverão ser inseridos e armazenados em sistemas informatizados de produção e tramitação que garantam de forma contínua sua preservação, integridade e o acesso a eles”.
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a assegurar a fidedignidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digitalizado, com o emprego de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, ou de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica previsto em decreto regulamentar.
“Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados. A digitalização de documentos pela Administração Pública será concluída mediante lavratura de termo próprio, certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil ou de outro meio previsto em regulamento que garanta a identificação da autoria do documento. Os documentos não digitais, inclusive em tramitação, que deram origem aos documentos digitalizados, quando avaliados e destinados à eliminação, serão eliminados conforme procedimento específico, na forma de regulamento” diz a lei.
No caso do órgão ou da entidade responsável contratar empresa para realização do processo de digitalização, o termo de lavratura deverá ser certificado mediante o emprego de certificado digital emitido pela ICP-Brasil. Já a impugnação motivada sobre a fidedignidade do documento digitalizado atribuirá ao órgão ou à entidade que o digitalizou o ônus da prova da adequação do processo de digitalização ao regulamento.
O documento digitalizado deverá ser armazenado em meio eletrônico, óptico ou equivalente que garanta confiabilidade, preservação a longo prazo, recuperação e acesso, com indexação que possibilite a sua precisa localização, e deverá permitir a posterior conferência da regularidade das etapas do processo de digitalização.
“Ao documento digitalizado deverão ser associados elementos descritivos que permitam sua identificação e o acesso para aferição de sua integridade. Os procedimentos de segurança, armazenamento e preservação do documento digitalizado deverão ser realizados de acordo com regulamento. O formato de arquivo do documento digitalizado deverá ser interoperável, salvo disposição em contrário em regulamento, independentemente de plataforma tecnológica, e permitir a inserção de metadados. Dar-se-á o mesmo valor do original à fotografia autenticada do documento e ao documento digital produzido conforme processo de digitalização previsto em regulamento” específica a norma.
Artigo vetado
O governador Mauro Mendes vetou o artigo sexto da lei que previa que após a data estabelecida, os interessados poderão solicitar seus certificados de conclusão de série, transferências e demais documentos através de endereço eletrônico a ser determinado pela própria Secretaria de Estado. E ainda, previa em seu parágrafo único que o documento não destinado à guarda permanente poderá, na forma de regulamento, ser eliminado quando digitalizado conforme processo previsto em regulamento.
Segundo o governador, o dispositivo vetado encontra-se eivado de Inconstitucionalidade formal, por ofensa ao princípio da harmonia e independência dos poderes e usurpação da competência do Poder Executivo para criar atribuições a entidades da Administração Pública e versar sobre seu funcionamento e organização, uma vez que fixa prazo para implementação da digitalização de documento para disponibilização aos decentes, engessando o planejamento e as disponibilidades orçamentárias da Secretaria de Estado de Educação (SEDUC) para tal.
“No ensejo, cumpre esclarecer que a referida secretaria está em processo de modernização em diversas frentes, inclusive no que diz respeito à digitalização, de modo que, em caso de não haver intercorrências administrativas ou de qualquer outra ordem, há possibilidade de implantação da ideia subjacente ao projeto antes mesmo da data fixada na norma, de modo que o dispositivo ora vetado também revela potencial ofensa ao interesse público. Essas, Senhor Presidente, são as razões que me levaram a vetar parcialmente o Projeto de Lei nº 360/2021, as quais ora submeto à apreciação dos membros dessa Casa de Leis” diz mensagem de veto.
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